Robban a koronavírus-bomba a vidéki cégeknél: sokan belebuknak majd

Míg a fővárosban az irodai munkaköröknél sokkal jobban elterjedt a home office, addig vidéken kevés helyen éltek ezzel a lehetősséggel. Most hirtelen minden megváltozott, mert a vállalatok a helyzet "orvoslásaként" tömeges laptopvásárlásba kezdtek és engedélyezik a távoli munkavégzést azoknál a kollégáknál, ahol a munkakörük jellegéből adódóan lehetőség van otthonról is dolgozni. A valóságban nem 2 nap alatt vezetnek be egy teljes home office rendszert, de átmeneti megoldásként, hogy csökkenteni tudják veszteségeiket, fontossá váltak azok az ingyenes eszközök, melyek eddig is rendelkezésre álltak, csak nem foglalkoztak vele.

A koronavírus berobbanásakor elsők között sietett a vidéken működő vállalatok segítésére Kiss-Márton Adrienn független HR tanácsadó. Adriennt hosszú évek óta a virtuális asszisztens szakma első hazai bevezetőjeként és a home office munkavégzés úttörőjeként tartják itthon számon. A kialakult helyzetben megkerestük, hogy milyen intézkedéseket vezettek be a vállalatok, és hogyan módosítják a munkaköri leírásokat, szerződéseket, hogy megfeleljenek a jogszabályoknak.

A virtuális asszisztensek - többek között a hazai szabályozások rugalmatlansága okán - saját vállalkozásuk keretében nyújtják vállalkozástámogató szolgáltatásukat egyszerre több cég számára. A mostani helyzet azonban azonnali cselekvésre készteti a cégeket. A home office most valóban nem úri huncutság, a multik kiváltsága, kisebb cégeknek is el kell rajta gondolkodni és munkavállalóik tekintetében lépni. Nem feltétlenül csak amiatt, hogy a munkahelyen ne fertőzzék meg egymást, hanem például a tömegközlekedéssel bejutás is veszélyforrás lehet

- fogalmazott Kiss-Márton Adrienn.

Mint mondja, teljes rendszerek kiépítésére most nincs idő, de higgadtan érdemes átgondolni, hogy mik azok az operatív munkák, amiket – céges szerver hiányában - akár egy felhőben is lehet tárolni és bárhonnan elérni, elvégezni. "Továbbá fontos a feladatok priorizálása, a meglévő munkafolyamatok átnézése, annak megfontolása, hogy a rendelkezésre álló eszközökből erőforrásokból mit lehet a lehető leghatékonyabban, leggyorsabban megvalósítani" - szögezte le Kiss Márton Adrienn. Hozzátette azt is, hogy egyelőre rengeteg felmerülő kérdést lát. Mint mondja, a kkv szektor döntő részében nem működik HR, sem munkaügyi osztály, így szabályzatok, folyamatok is csak elvétve vannak. "Eddig ezzel nem foglalkoztak a cégek, így is működtek. Most többnyire ez okozza a bizonytalanságot, hogy nem tudják a pontos szabályozást, nem ismerik az alkalmazásokat, applikációkat amiket használhatnak kommunikációra, feladatok kiosztására, a feladatok elvégzésének monitorozására" - tette hozzá a szakember.

Szerencsére mind a kommunikációra, mind a feladatok elvégzésének monitorozására számos online eszköz érhető el. Most a válságra való tekintettel több nagy szolgáltató, mint pl.: a Microsoft, a Zoho is ingyenesen elérhetővé tette a home office munkát megkönnyítő alkalmazásokat. Ezekről az eszközökről - amiket mi virtuális asszisztensként évek óta használunk - igyekszünk mindenkit tájékoztatni, támogatni a frissen alakult KKV Homeoffice Megoldások FB csoportban. Tisztában vagyunk vele, hogy a kkv szektor számára az újonnan kialakult helyzet hatalmas érvágást okozhat, többek számára csődközeli állapotot is akár, emiatt döntöttünk úgy a Virtuális Asszisztensek Magyarországon közösség tagjaival, hogy társadalmi felelősségvállalásunk keretében legjobb tudásunk szerint nonprofit módon ebben a csoportban segítjük a szektort legjobb tudásunk szerint egy közös tusdásbázis felépítésével. A kezdeményezésünkhöz csatlakoztak HR szakemberek, ügyvédek, munkajogászok is, hogy a témában felmerülő ilyen jellegű kérdéseket is lefedjünk

- hívta fel a figyelmet Kiss-Márton Adrienn.

Ami az iskolabezárásokat illeti, az már komoly fejfájást fog okozni a családok többségének. Legfrissebb (2020.03.14) Közlönyben megjelent tájékoztatás szerint a „2020. március 16. napjától a szülők igényei alapján, indokolt esetben a nemzeti köznevelésről szóló törvény hatálya alá tartozó iskolák esetében a területileg illetékes tankerületi központ, szakképző intézmény esetében a területileg illetékes szakképzési centrum munkanapokon megszervezi a gyermekek, tanulók napközbeni kiscsoportos felügyeletét.

Kiss Márton Adrienn szerint fontos belátni, hogy ha a gyerekek otthon lesznek - különösen az alsó tagozatosok esetén és velük a tanulást a szülőnek kell megoldani a digitális oktatás keretében - akkor az a szülőt a home office-ból is ki fogja szakítani. "Fókuszban most mindenképp a priorizálást, a pontos feladatkiosztást, a feladatok elvégézését érdemes állítani a kötelezően letöltendő munkaidővel szemben. Átmenetileg természetesen lehet azt csinálni, hogy napközben a szülő a gyerekkel tanul, majd éjjel dolgozik. Ezt azonban az egészsége meg fogja sínyleni rövid időn belül" - vázolja a lehetséges következményt a HR-szakember.

Olyan irodai munkánál, ahol pl. a sok papír alapú dokumentáció miatt nem oldható meg olyan könnyen a home officera áttérés, akkor is úgy gondolom, hogy ésszerű folyamatok kialakítása mellett lehet minimalizálni a bejárások számát. Jelen esetben mind munkáltatói, mind munkavállalói oldalról fegyelmezettségre van szükség, valóban win-win megoldásokra törekvésre. Ellenkező esetben ellehetetlenülnek a cégek, a munkavállalók pedig akár fizetés nélkül maradnak

- fogalmazott Kiss-Márton Adrienn.

Kiss-Márton Adrienn szerint a koronavírusjárvány miatt kialakult munkajogi helyzetre, felmerülő kérdésekre nincs felkészülve a magyar jogrend sem. Mint mondja, természetesen vannak benne iránymutatások, amiket követni kell. Éppen ezért szerinte ezen a területen is fontos, hogy mind a munkáltató, mind a munkavállaló arra törekedjen, hogy ne sérüljön egyik oldal érdeke, joga sem. "Itt most össze kell fogni, egymásnak segítve működni. Úgy gondolom most nem az egymás kizsákmányolásának van itt az ideje. Közösen valódi párbeszéddel kell kialakítani az adott vállalkozásra működő megoldásokat" - vélekedett a szakember.

Ami többekben felmerült a helyzet megoldása kapcsán, hogy a távmunkavégzést szerződésben kell rögzíteni. Ez valóban így van. Emiatt is fontos különbséget tenni a távmunkavégzés és a home office fogalma között. A home office, eseti jelleggű otthoni munkagvégzést jelent – jelen esetben ez áll fönn – így ezt nem szükséges munkaszerződésbe foglalni. A munkáltató egyoldalú határozatban, vagy szabályzatban is elrendelheti a home office-t. Természetesen az alapvető munkavédelmi szabályokat ez esetben is szükséges betartani, betartatni. A munkáltató győződjön meg róla, hogy a munkavállaló által használt eszköz megfelelően működik, a munkavállalónak rendelkezésére áll otthonában legalább egy asztal, ami balesetmentes munkavégzésre alkalmas, illetve biztosítottak számára munkavédelmi oktatást

- összegezte tapasztalatait Kiss-Márton Adrienn.

A gyártó szektorban működő vállalatoknál a termelő munkát végző szakemberek nehezebb helyzetben vannak, mint irodai munkatársaik. A cégek a H1N1 világjárvány idejében szembesültek a pandémiás terv fontosságával, most sincs ez másképp. Glázer Szilvia, VIPR Kommunikációs Ügynökség PR-igazgatója 2009-ben segített a fővárosi, valamint vidéki vállalatoknak kialakítani pandémiás terveiket és hozzá kapcsolódó válságkommunikációs stratégiákat, most néhány példával szemlélteti, hogy ebben a súlyos helyzetben a vállalatoknak mi mindenre kell figyelniük:

Érdekes lesz az otthonról dolgozó irodai munkatársak teljesítményét mérni. Nagyon sok felelősség van a HR-en, mivel a dolgozók óradíj alapú elszámolásban vannak, ráadásul az iskolabezárásokkal a gyerekeik is otthon lesznek. Ki kell dolgozniuk egy értékelési rendszert, hogy a kollégák ne ingyen szabadságnak véljék a kialakult helyzetet. Bár én azt gondolom, hogy a munkatársak is felmérik a helyzet komolyságát, és megpróbálnak megfelelően teljesíteni, hiszen az rugalmasság és a munkáltatóval való együttműködés egy ilyen kritikus helyzetben mindenkinek közös érdeke.

Glázer Szilvia hozzátette azt is, hogy élelmiszergyárak esetén a gyártó cégeknek eleve meg kell felelniük a HACCP élelmiszerbiztonsági előírásainak, melyben vannak protokollok ilyen helyzetekre is. Azt ugyanakkor hozátette, hogy a pandémiás tervek ugyanakkor ennél jóval szélesebb körben fogalmaznak meg ajánlásokat, nemcsak higiéniás, munkaügyi ajánlásokat tartalmaznak, hanem kitérnek a beszállítói, logisztikai, kommunikációs és gazdasági, jogi feladatokra is például, a vállalat minden részlegét és működési területét sorra veszik.

Mint azt Glázer Szlvia kiemelte, olyan vállalatoknál, ahol nem élelmiszert gyártanak, előfordul, hogy semmilyen tervezet sincs fertőzéssel kapcsolatos helyzetekre. Néhány tipp azért akad számukra is: "több műszakot vezethetnek be, hogy kevesebb ember legyen egy légtérben, elkülönített munkaállomásokat hoznak létre legalább 2 méter távolságra egymástól, és fokozottan ügyelnek a fertőtlenítésre. A cégek raktáraiban eleve lennie kellene higiéniai-fertőtlenítő termékeknek, védőruházatnak, amelyek ilyen helyzetekben segíthetnek" - sorolta a HelloVidéknek a példákat a szakértő.

A sajtó már közölte, hogy hamarosan érkezni fog a koronavírus-fertőzés megállapítására gyorsteszt, ami megmutathatja, hogy beteg-e valaki. Amennyiben a vállalatnak kellő megrendelése van és fontos a folyamatos termelés, akkor érdemes beruháznia a tesztekbe, mert amíg nem lesz vakcina és gyógyszer, addig ezzel tudják részlegesen kontrollálni helyzetet. Fontos a munkavállalók folyamatos tájékoztatása is, például mi a teendőjük, ha felmerül a fertőzés lehetősége a környezetükben. Fontos, hogy a vezetők nem lehetnek buborékban, annak tudatában, hogy semmi sem történik. Nemcsak a munka folytonosságára kell gondolni a válságkezelésnél, mert amennyiben a járvány erőteljesebb lesz, akkor be is zárhatják a stratégiailag nem fontos üzemeket. Érdemes minél előbb felállítani egy válságstábot, ami a pandémiás válságstáb a cégben. Ebben a válságstábban minden egyes terület vezetőjének részt kell vennie: pénzügy, munkaügy, menedzsment stb. Fel kell venni a vállalati egészségügyi szolgáltatókkal a kapcsolatot pl. Tesztügyben, és el kell indítani protokollokat, megnézni, hogy az egyes szakaszokban mi a teendő. Egy pandémiás kooridnátor kijelölése is segítheti a helyzet kezelését.

- fogalmazott Glázer Szilvia.

Címlapkép: Getty Images